Электронный документооборот в сфере трудовых отношений

ГОЛОВИНСКАЯ МЕЖРАЙОННАЯ ПРОКУРАТУРА г. МОСКВЫ РАЗЪЯСНЯЕТ!

Электронный документооборот в сфере трудовых отношений

В ноябре 2021 г. вступили в силу изменения в ТК РФ касающиеся электронного документооборота.

В соответствии с ч. 1 ст. 22.1 ТК РФ под электронным документооборотом
в сфере трудовых отношений понимаются создание, подписание, использование
и хранение работодателем, работником или лицом, поступающим на работу, документов, связанных с работой, оформленных в электронном виде
без дублирования на бумажном носителе.

К ним относятся документы, которые согласно трудовому законодательству и иным нормативным правовым актам, содержащим нормы трудового права, оформляются на бумажном носителе и (или) с которыми работников (лиц, поступающих на работу) необходимо ознакомить в письменной форме (ч. 2 ст. 22.1 ТК РФ).

Согласно ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ электронный документооборот не распространяется:

на трудовые книжки и формируемые в электронном виде сведения о трудовой деятельности работников;

акт о несчастном случае на производстве по установленной форме;

приказ (распоряжение) об увольнении;

документы, подтверждающие прохождение работником инструктажей
по охране труда.

Введение электронного документооборота является правом работодателя (ч. 1 ст. 22.2 ТК РФ).

Электронный документооборот вводится работодателем на основании локального нормативного акта, который принимается им с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации. В нем прописываются, в частности, порядок доступа к информационной системе работодателя, перечень электронных документов и перечень категорий работников, в отношении которых осуществляется электронный документооборот, срок уведомления работников о переходе на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, а также сведения о дате введения электронного документооборота (ч. 2 ст. 22.2 ТК РФ).

Частью 4 ст. 22.2 ТК РФ установлено, что в случае введения электронного документооборота работодатель должен уведомить каждого работника о переходе на взаимодействие с работником посредством электронного документооборота и праве работника дать согласие на такое взаимодействие).

Если работник готов перейти на взаимодействие с работодателем посредством электронного документооборота, согласие следует оформить в письменном виде. Такое согласие не требуется, если лицо принимается на работу после 31.12.2021
и у него на эту дату нет трудового стажа (ч. 5, 7 ст. 22.2 ТК РФ).

При этом работодатель может выбрать информационную систему
для электронного документооборота. Помимо использования собственной системы (она должна соответствовать трудовому законодательству) предусмотрена возможность осуществлять электронный документооборот посредством Единой цифровой платформы в сфере занятости и трудовых отношений «Работа в России», включая взаимодействие через портал госуслуг (ч. 4 ст. 22.1 ТК РФ).

Путем использования системы электронного документооборота осуществляется взаимодействие работодателя и работника - создание, подписание и представление работодателю документов, получение от работодателя документов и ознакомление с ними.

Для взаимодействия работодателя и работника посредством электронного документооборота потребуется электронная подпись. Это может быть как ранее самостоятельно полученная подпись, так и, в случае отсутствия такой подписи, полученная вновь. При этом расходы на ее получение и использование несет работодатель (ч. 12, 13 ст. 22.2, ч. 1 - 7 ст. 22.3 ТК РФ).

Помощник Головинского межрайонного прокурора Чеснокова М.А.